Capítulo 2

ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO

A idéia do evento é apenas o ponto de partida para o promotor. Essa é uma fase muito importante na geração de eventos, pois muitos deles costumam fracassar por falta de planejamento.

DETERMINAÇÃO DO CONCEITO DE EVENTO

O conceito do evento é o resultado da definição de três itens: tema central, missão e objetivos.

TEMA CENTRAL

O tema central é o próprio título do evento ou, ainda, sua descrição mais elaborada.
O título de qualquer artigo, livro ou filme determina o sucesso das suas vendas, em grande parte.
Quanto mais segmentado for o evento, maior será a probabilidade de se obter sucesso. O mesmo ocorre com o tema ou o título do evento: quanto mais específico for, maiores as probabilidades de encontrar empresas que se identifiquem mais diretamente com o assunto e que, portanto, se interessem em patrocinar o evento.

MISSÃO

Todo evento tem sua razão de existir, que é expressa por meio de sua missão. Ela deve ser capaz de traduzir, em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado.
A correta definição e divulgação da missão do evento para todos os envolvidos no seu planejamento, comercialização, organização e execução é fator crucial para o seu sucesso.

OBJETIVOS

A descrição da missão prioriza e descreve o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado. Essa razão de existir deve ser, então, traduzida em objetivos: principal e secundários.

OBJETIVO PRINCIPAL
O promotor do evento deve descrever o objetivo principal do evento, deixando claro se o evento tem como principal propósito:
- O relacionamento;
- A divulgação da marca; ou
- A execução de negócios e vendas.

OBJETIVOS SECUNDÁRIOS
Alem do objetivo principal – que se relaciona diretamente com as estratégias e os planos de marketing do universo de patrocinadores e que irá nortear o promotor no desenvolvimento de todo o conteúdo do evento – , é preciso identificar quais outros objetivos dos patrocinadores serão atendidos, de forma secundaria, com esse projeto. Para isso, é essencial que sejam descritos todos os objetivos ou razoes pelos quais os patrocinadores devem investir.

IDENTIFICAÇÃO DO PÚBLICO-ALVO E DO PERFIL DOS CONVIDADOS

Além do objetivo principal é essencial que sejam descritos todos os objetivos ou razões pelos quais os patrocinadores devem investir.
Definir o público–alvo significa decidir quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas a participar do evento. Essa definição deve corresponder às expectativas traçadas nos objetivos.Assim, se o objetivo for gerar relacionamento entre empresas compradoras e vendedoras de determinado produto, a seleção de público-alvo deve priorizar os profissionais das empresas que detenham poder de decisão na compra. Dependendo do tipo de público-alvo, será possível descrevê-lo com maior ou menor especificidade.
O público-alvo de um evento corporativo costuma ser mais específico e restrito do que o de eventos para consumidores. Já em eventos direcionados a pessoas físicas, dificilmente será possível, ou mesmo necessária, uma definição pormenorizada dos convidados, como a apresentada em eventos coorporativos.quando o objetivo principal for a exposição da marca, será preciso somar à definição do público presente ao evento a definição da audiência que se pretende gerar na mídia.o público presente mais o público exposto por ela determinarão o público total de um evento voltado à pessoa física.

ESCOLHA DO FORMATO DO EVENTO

Após estabelecer o conceito do evento e identificar seu público-alvo, é possível e necessário – que se decida pelo formato que melhor se adapte a ambos.
O formato do evento e composto pelos seguintes itens:
- Data;
- Local;
- Atividades;
- Programa.

ESCOLHA DA DATA

Alguns critérios na escolha da data devem ser seguidos para o sucesso do evento. Primeiramente, é preciso lembrar que o evento envolve três diferentes categorias de pessoas – convidados, patrocinadores e promotores – , devendo, por tanto atender a todos.
Para selecionar uma data apropriada, algumas etapas devem ser seguidas:
1. Pesquisar datas comemorativas
2. Pesquisar eventos concorrentes
3. Considerar dias da semana mais apropriados
4. Considerar datas de fechamento de vendas
5. Sazonalidade.

DEFINIÇÃO DO LOCAL

A escolha do local do evento é uma decisão muito importante e, muitas vezes, crucial para o sucesso das vendas de patrocínio e da própria realização do evento. Para garantia de escolher um local adequado para realização do evento, o promotor deve considerar questões como:
1. O local tem a “cara” do evento?
2. O local tem a infra-estrutura necessária?
3. O local condiz com o orçamento disponível?

O LOCAL TEM A “CARA” DO EVENTO?
De acordo com a seleção do público alvo é possível encontrar um local que combine melhor com a “cara” do evento. Itens da segmentação do público podem influenciar na escolha do local.

O LOCAL TEM A INFRA-ESTRUTURA NECESSÁRIA?
A qualidade dos serviços oferecidos, a capacidade e a infra-estrutura física do local são pontos importantes para uma escolha adequada.

O LOCAL CONDIZ COM O ORÇAMENTO DISPONÍVEL?
A viabilidade ou não da realização de evento em determinado local dependerá do seu custo, que deve ser analisado considerando-se a arrecadação financeira total para o evento e a proporção que o local representa desse montante.

ATIVIDADES

A atividade deve variar de acordo com o objetivo do evento.
As atividades mais comumente empregadas:
- Palestras
- Reuniões
- Ações sociais, culturais e de entretenimento
- Estande para exposição
- Estande para vendas

PROGRAMA

Com base nas atividades do evento, é preciso definir o programa geral com horários, durações e conteúdo, o qual deve ser elaborado cuidadosamente e divulgado nos mínimos pormenores, pelo menos para as pessoas envolvidas. Em linhas gerais devem constar no programa:
- Dias de duração;
- Horários de início e término;
- Horários de início e término de cada palestra e atividade;
- Resumo de cada palestra com tópicos-chave;
- Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso;
- Horários e locais das refeições
- Atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursõs, dias livres etc

AÇÕES SÓCIAS E CULTURAIS E DE ENTRETENIMENTO

Hoje um evento que não se proponha a oferecer momentos de lazer, que podem variar dos mais sofisticados um megashow, aos mais simples um almoço, os dois exemplo representam uma oportunidade de interação entre patrocinadores e publico convidado alem de exposição de marca.
Ações sociais e de entretenimento incluem:
1. Atividades esportivas; o evento pode prever atividades como campeonatos ou mesmo área pratica livre de determinado esporte. É importante que sejam pesquisados os esportes que atraiam a maioria do publico, e atenção especial também deve ser dada aos esportes da “moda” principalmente quando e oferecido clinica para iniciantes ou demonstrações de nomes famosos do esporte em questão.
2. Almoços, jantares, coffee breaks, coquetéis e outros. Utilizado na maioria dos eventos pela necessidade de oferecer pelo menos uma dessas refeições, caso a duração do evento seja de um dia.
3. Salas de relaxamento ou beleza. Apropriado para eventos de duração prolongada e agende intensa com varias palestras ou reuniões recomendável oferecer momentos de relaxamento aos convidados.
4. Show. Oferecer show de artistas conhecidos ou de interesse especifico do publico, o show deve finalizar o evento com “chave de ouro”, tornando o mesmo inesquecível.
5. Cursos de aperfeiçoamento pessoal. Podem ser inclusos nesta ação cursos de culinária, artes entre outros, muito eficiente para promover re4lacionamento e bem estar.
6. Salas de internet. Permanecer por mais de algumas horas sem acessar e-mail, pessoais ou profissionais ou mesmo sem consultar a internet e difícil, o resultado pode ser acumulo de trabalho, e possível perda de compromissos e oportunidades, por isso e importante ficar atento para esse fato e prever um ponto de internet em ambiente dedicado com facilidades como acesso à banda larga e rede.
7. Visitação exclusiva. Quando o evento e do tipo cultural pode se organizar visitas para o conhecimento do publico aos camarins ou aos outros locais dependendo do tema.

ESTANDES PARA EXPOSIÇÃO E VENDAS.

Existem várias formas de se montar um estande. A função de cada um irá depender do objetivo estabelecido para um evento. Se o objetivo gerar relacionamento, se restringirá a oferecer espaço de exposição e demonstração de produtos ou serviços. E se a intenção for atingir resultados de vendas durante o evento, o estande deve ser preparado para comercializar os produtos e serviços. Há três possibilidades de se montar um estande com relação ao tamanho do espaço:

1. Estandes padronizados – utiliza-se este tipo de estande quando a exposição não é o principal objetivo do evento.
2. Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento – o organizador contrata uma empresa especializada em montagem de estandes que oferece várias opções, mas o organizador também pode estabelecer a forma de como ele será montado. Desta maneira, a escolha da montagem configura-se como um adicional ao pacote padrão.
3. Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador – a escolha do visual e do tamanho do estande é livre, sendo oferecido somente o espaço onde será instalado.


PROGRAMA

A programação de um evento é fundamental para manter as pessoas envolvidas no evento informadas. Geralmente, em um programa deve constar:
- dias de duração;
- horários de início e término;
- horários de início e término de cada palestra e atividade;
- palestrantes e pequeno histórico de cada um deles;
- resumo de cada palestra com tópicos-chave;
- sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso;
- horários e locais das refeições;
- atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.
A descrição do formato de um evento deve ser feito de forma clara. Um exemplo disso pode ser visto na programação do evento “Talento Brasil”, que apresenta uma série de eventos promovidos pelo Instituto Talento Brasil e mostra a divisão entre palestras profissionais e eventos culturais com uma agenda já predefinida. Apresentou também uma agenda de um mês e uma proposta comercial onde é possível saber a agenda completa de todos os meses em que ocorreria o evento.
Já a programação do IT Fórum, foi possível conhecer todos os momentos de interação possíveis entre o público presente ao evento, que foi por meio de ações relacionadas à parte profissional do evento, ou por meio de ações sociais, de esporte e lazer.