Capítulo 9

A AVALIAÇÃO DO EVENTO

“Um evento somente termina com a venda do próximo”

Maria Cecília Giacáglia

Todo empreendimento, principalmente se exige grande aporte de verbas, requer cuidadosa avaliação. Essa avaliação interessa a várias categorias de profissionais que concorrem para o sucesso do evento, como o promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução; os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram, conforme suas respectivas especialidades. Nos três casos a avaliação terá o propósito de provê-los de feedback sobre os trabalhos realizados e melhora-los, se for o caso.

O promotor do evento precisa saber se o conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Precisa, para tanto, de meios e de critérios para medir e avaliar os resultados. Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realizá-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos.

O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento. A avaliação, tanto para o promotor do evento como para seu patrocinador, somente terá sentido se os resultados forem devidamente cotejados com os respectivos objetivos.

Por ocasião do planejamento, o promotor explicitará, primeiro de forma genérica e depois itemizadamente, mas sempre de forma realista, os objetivos a serem alcançados. Ele também procurará obter com o patrocinador seus objetivos genéricos e específicos. Ambos discutirão os itens e anteciparão, em conjunto, a viabilidade dos objetivos colimados.

A lista de objetivos podem-se acrescentar os critérios de apuração de cada um, organizando-se uma check-list. Essa lista torna possível uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as condições apresentadas.

Ainda que o patrocinador do evento não solicite avaliação ou elabore a à maneira, dificilmente terá coletado todos os dados necessário para o preenchimento da lista. Qualqer que seja o caso, é interessante apresentar a avaliação feita pelo promotor. O patrocinador merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte explicita do pacote de patrocínio.

Avaliação do ponto de vista dos visitantes

Não é interessante analisar as respostas da avaliação da mesma forma e com o mesmo peso para todos os visitantes. A diferenciação por categorias será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevista diferentes para cada categoria de visitante.

O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita; seu tempo e paciência costumam ser limitados e, como as opiniões costumam ser coletadas após a participação, há que se considerar fatores como cansaço e pressa.

Muitas vezes, um incentivo externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se. Esse procedimento evitar captar apenas a opinião dos descontentes, o que ensejaria resultados negativamente enviesados.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores

Finalmente, após tudo avaliado, é a hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.

Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante a sua realização, seja logo após o seu término, quando estão “quentes” as impressões gerais.

Capítulo 8

COMUNICAÇÃO E VENDA DO PROJETO

A venda do projeto para possíveis investidores é considerada a tarefa mais difícil do processo de elaboração do evento. Sendo assim, este processo é dividido em fases, são elas:

Agendamento da visita > Primeira reunião > Apresentação de projeto > Negociação > Conclusão da venda > Follow up

FASE I – AGENDAMENTO DA VISITA

Nas transações em eventos existe o caso chamado Business-to-Business (B2B) na qual os trâmites e as dificuldades encontradas diferem das vendas ao consumidor final.

Essas dificuldades consistem em fatores como:

- Ciclo de vendas longo:

- Exigências de vendas pessoais:

- Transposição de Barreiras;

No agendamento a primeira fase é considerada uma barreira que é vencer as secretarias, reais ou eletrônicas, pois elas precisam fazer uma triagem de assuntos a serem levados aos superiores. Assim, o vendedor precisa estar preparado para estes tipos de situações é preciso saber utilizar as palavras certas nos momentos certos.

Algumas regras básicas para se obter sucesso no contato telefônico;

- Preparar o discurso, antes de qualquer ligação;

- Não perder o foco da ligação;

- Ser direto e objetivo;

- Mostrar firmeza e auto-confiança:

- Ser sério, porém simpático;

Apresentação pessoal

No momento da apresentação o vendedor deve se valorizar e valorizar a empresa. A entonação de voz também é fundamental nesse momento, para que o vendedor consiga sucesso em sua ligação.

Transpor barreiras de entrada

Além das secretarias podem haver outros tipos de interlocutores para barrar alguns tipos de vendedores, assim o vendedor não precisa utilizar de formalidades, precisa mostra que faz parte do rol de amizades do contato-target e precisa estar preparado para contornar qualquer tipo de questionamento mostrando-se firme no seu propósito.

Conseguir o agendamento

Após transpor a barreira da secretaria, o vendedor tem que fazer o possível para chagar diretamente ao seu contato-target, assim o vendedor precisa utilizar nesse momento o seu network para viabilizar o caminho, considerando os níveis primários e secundários da sua rede.

FASE II – PRIMEIRA REUNIÃO

Nesta fase o vendedor precisa ser prático e objetivo e dizer somente o necessário para que não haja possibilidades negativas já no primeiro momento. Para chegar até esse momento o vendedor despertou a atenção do decisor de alguma forma e é nessa fase que acontece o momento de questionamentos.

Algumas regras propostas para o sucesso dessa fase:

- Empatia. Atitudes positivas e um bom sorriso são decisivos para conquistar a simpatia do prospect. Ale disso, é interessante citar os contatos em comum, envolver o contato na conversa, atentar aos sinais positivos e falar dos outros patrocinadores (se forem do mesmo padrão)

- Conhecimento. Expor o seu conhecimento de mercado e da própria empresa do prospect, para valorizar a conversa e a presença.

- Abordagem consultiva: Se colocar no lugar do comprador e ouvi-lo com muita atenção.

- Motivação: Que pode ser de segurança, inovação, dinheiro, empatia e status.

FASE III : A apresentação do projeto

O melhor momento para apresentar o projeto e a proposta comercial é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer ainda durante a primeira reunião, dependendo do seu andamento, ou em reunião posterior, agendada ao final da primeira.

1- Tempo da apresentação: O tempo correto de duração da apresentação do projeto dependerá de fatores como: forma utilizada, número de pessoas presentes, nível hierárquico dessas pessoas e evolução da apresentação. Deve-se prever um tempo médio de 15 minutos para apresentar o projeto e outros 15 para responder a questões e dúvidas que possam surgir.

2- Infra-estrutura tecnológica: Quaisquer que sejam a ocasião e o local da apresentação, o vendedor deve estar munido de eqipamentos modernos de projeção.

Algumas consultas e solicitações pertinentes que o vendedor pode fazer à empresa-target incluem:

- equipamento de projeção;

- computador com os programas necessários, nas versões compatíveis;

- voltagem compatível com o equipamento a ser levado pelo vendedor.

3- Forma de apresentação: Pode ser uma apresentação em powerpoint ou em programa similar. Deve portanto abusar de imagens, tabelas e dados quantitativos que justifiquem o evento, além de evitar textos que não tenham valor estratégico para a empresa. Cada palavra ou frase deve ser muito bem pensada, e a melhor forma é a utilizar-se de texto corrido.

4- Cópias de apresentação: É sempre necessário que se deixe cópia da apresentação para a empresa. Dessa forma, a pessoa que participou da reunião terá condições de analisar, com mais tempo, o projeto, consultando inclusive outras pessoas da empresa ou fora dela. Pode-se caso seja interessante, além da apresentação, entregar a proposta comercial, permitindo à empresa ter acesso a todas as informações.

5- Customização real: Se a apresentação for personalizada , assim ela deve ser percebia pela empresa . Não adianta simplesmente colocar o nome da empresa no slide introdutório e o conteúdo a ser padronizado. A cada instante, a empresa deve perceber que a apresentação foi desenvolvida exclusivamente para ela. Caso o vendedor ainda sinta falta de alguma informação, para ter certeza de que está cumprindo com essa regra, vale a pena ligar para a empresa e tirar para a empresa e tirar suas dúvidas.

FASE IV - A negociação

Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, parte-se para a fase de negociação propriamente dita.

1- Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas, o vendedor está próximo do fracasso da venda, principalmente se receber uma negativa por e-mail ou por recado de alguém alheio à negociação. Na venda de um projeto de eventos, uma negativa do tipo firme e decidido raramente é reversível. Nesse caso, cabe ao promotor do evento apenas registrar os motivos do fracasso para futuras análises.

2- Questionamentos e negativas abertas: Quando o cliente efetua perguntas e levanta dúvidas ou objeções “ flexíveis”, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver. É quando a negociação definitivamente começa.

Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:

- Não brigar por posições.:Ao receber um “não”, deve-se questionar o porquê , em vez de contra- argumentar . Dessa forma, o decisor será obrigado a explicar melhor sua objeção, dando abertura para novos argumentos do vendedor.

- Não ficar preso a uma objeção: Durante a negociação, algumas objeções serão mais simples de resolver que outras. Concentrar-se nelas é uma atitude mais sensata do que ficar tentando resolver uma objeção complicada que pode consumir horas de discussão.

- Ouvir e dar crédito ao cliente: As opiniões e os medos do contato -target devem ser respeitados e confirmados antes que se parta para a contra-argumentação. Criticar ou ironizar uma observação pode ser catastrófico para o relacionamento e, consequentemente, para a negociação.

FASE V - Conclusão

Não confie e não conte com recursos que já não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato. Vendedores que sabem planejar com perfeição , são ótimos ouvintes, sabem argumentar objeções com destreza, mas na hora de fechar negócio, não conseguem tirar o “sim” da boca do cliente. Existem ainda aqueles que, desprovidos do senso de imediatismo, deixam a assinatura do contrato para outro momento.

Uma das habilidades, portanto, de um bom vendedor é ser imediatista e não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é a assinatura do contrato.

FASE VI - Follow-up

A última etapa do processo da venda de um evento – o follow-up – é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.

Durante o evento , ou logo após o seu término, é necessário que seja agendada uma reunião de follow-up com a utilização de um questionário formal de pesquisa ou de um roteiro de entrevista a ser aplicado a cada um dos patrocinadores . E caso seja pertinente e aplicável , o promotor pode aproveitar esse encontro para garantir a pré-assinatura de contrato referente à próxima edição do evento.

Capítulo 7

CAPITULO 7
DESENVOLVIMENTO DE UM PLANO DE ATAQUE

O que será mostrado neste capítulo é o desenvolvimento de um plano de ataque e, para isso, ele deve ser personalizado para cada candidato.
É necessária uma pesquisa aprofundada sobre as necessidades e desejos de cada empresa.
Então, o mais importante é o estudo dos suspects.

Estudo dos suspects

Estudar os suspects significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e seu orçamento destinado a eventos.

Processo decisório

Perguntas que influenciam no entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva de cada suspect.
- Que papel cada pessoa da empresa desempenha?
- Qual o fluxo de decisão?
- Quando elas decidem?

Que papel cada pessoa desempenha

Antes de qualquer coisa, deve-se identificar a pessoa certa a ser abordada em um primeiro contato.
Quanto mais rápido isso for feito, menor será o ciclo e mais bem-sucedida será a venda do projeto.
Algumas pessoas, mesmo que não sejam identificadas claramente, podem ter um grande poder de decisão.
Pessoas que participam do processo decisório:
- Decisor final: pessoas que dão a palavra final da decisão.
- Influenciador: pessoas que têm poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa.
- Consultor: pessoas de fora da empresa que podem ser consultadas sobre as vantagens e desvantagens do projeto.
- Executores: pessoas da área que serão responsáveis pela execução do evento e que, portanto, podem sinalizar pontos fortes e fracos do projeto.

Para cada pessoa haverá uma forma ideal de abordagem.

Fluxo de decisão

Nesta fase, além de identificar os responsáveis pela decisão de projetos de eventos, deve-se estudar o fluxo desse processo e o tempo médio de sua execução.
Um projeto pode entrar em uma empresa de duas formas: um promotor de evento oferece o projeto ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seus objetivos de marketing. A primeira forma é a mais comum.

Caminho 1: promotor propõe evento

Em projetos de eventos culturais ou sociais que envolvam a utilização das leis de incentivo fiscal, o fluxo deve prever uma etapa a mais, referente à análise jurídica do projeto, desenvolvida pelo departamento jurídico da empresa e pelo departamento financeiro.
Outros fatores podem ser analisados pelas empresas quando selecionam projetos:
1. Tradição do promotor do evento
2. Participação de outros patrocinadores
3. Cláusulas do contrato
4. Resultado de edições anteriores

Caminho 2: empresa pesquisa projetos a patrocinar

Na pesquisa de projetos de eventos de uma empresa, as principais fontes utilizadas são:
a. Equipe de vendas: por estarem no mercado, visitando clientes e participando de eventos, com oportunidade de encontra-los.
b. Prestadores de serviço: agencias de comunicação, propaganda, assessoria de imprensa e de captação de recursos para patrocínio cultural.
c. Mídia: principais eventos contam com a divulgação na mídia. Revistas, jornais e websites.
d. Promotores tradicionais de eventos: identificar tradicionais promotores de eventos para verificar as novidades e até para propor novas idéias a serem desenvolvidas no futuro.
e. Inteligência de mercado: utilizar-se de seus recursos internos de inteligência de mercado para investigar os eventos que tenham a participação da concorrência.

Após tudo isso, a empresa parte para a seleção; para apoia-la, elabora uma planilha.

Quando eles decidem?

Deve-se saber qual a melhor época para se iniciar a negociação com os suspects.
Para saber a melhor época, relacionam-se os seguintes fatores:
a. Planejamento: costumam executar seus planos nos últimos meses do ano para que, ao iniciar o próximo exercício, já estejam com todas as ações preestabelecidas.
b. Calendário fiscal: empresas multinacionais, dependendo do país de origem, adotam um ano fiscal diferente. O promotor deve se certificar que o ano fiscal do suspect analisado corresponde ao comumente empregado no Brasil.

Para iniciar sua ação comercial, é preciso preparar a abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessoas corretas.
Quando o vendedor não conhece o profissional que vai abordar, é preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa, contendo como itens o contato-target, objetivo da abordagem, forma de abordagem, mensagem e plano da conversa.
A mensagem é personalizada e varia de acordo com o nível hierárquico da pessoa na empresa.
O conjunto dos recursos de comunicação utilizados para contatar é denominado “campanha”. Os recursos que são utilizados nas campanhas de venda de um projeto de evento são:
- e-mail de apresentação
- envio de material
- evento de lançamento
- telegrama
- campanha de mídia
- e-mails seqüenciais

A campanha de venda não deve levar em consideração apenas um dos referidos recursos. Ela deve estar apoiada em um conjunto. Se o vendedor conseguir planejar as ações de acordo com cada resposta dos contatos-target, pode contar com campanhas eficientes para cada situação de forma tão rápida que impressionará seus contatos.

Capítulo 6

Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques. O vendedor de um projeto de eventos, assim que contém a lista de possíveis investidores, parte logo para a negociação, ele desconhece aspectos fundamentais do mercado em que atua e do projeto que vai propor, não tem experiência como comprador para entender a posição deste na hora da venda. É necessário que o vendedor se prepare adequadamente antes de concretizar a venda.

EXPERIÊNCIA NA AQUISIÇÃO DE PATROCÍNIO

É necessário vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos, mesmo que simuladamente, e compreender, ao final do processo, aspectos importantes como:

- O vendedor me conhecia? Entendia do meu negócio e do meu mercado? Conhecia meus objetivos e estratégias.

- Houve empatia logo no início da negociação? Por quê?

- O vendedor soube apresentar o evento com propriedade?

- O vendedor ouviu e soube entender minhas angústias, dificuldades e questões?

- Como foram colocadas as condições comerciais: de forma irredutível ou considerando minhas limitações financeiras? Qual foi minha posição com relação a esse aspecto?

- Quem, na minha opinião, saiu ganhando na negociação?

Ao responder a essas questões, será possível compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos, evitados.

ESTUDO DO MERCADO DE EVENTOS

Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócios. É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão.

É importante para o vendedor o entendimento aprofundado do processo de organização de um evento.

ESTUDO DO PROJETO

Dominar o projeto não significa saber responder apenas a questões superficiais , como local, quais serão as atividades durante o evento e que outras empresas estão patrocinando. É preciso que ele tenha contato com a estratégia e os objetivos propostos com o evento para então poder responder á principal questão doas candidatos ao patrocínio, que valor esse evento me trará?

A obtenção de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender os seus aspectos estratégicos ( missão, estratégia e diferenciais competitivos, objetivos, etc) e os operacionais ( formato do evento, histórico e justificativa dos palestrantes e pacote de benefícios operacionais para os patrocinadores, etc).

ELABORAÇÃO DE MATERIAL DE APOIO

Após a estruturação do projeto, deve ser elaborado um documento de apresentação do mesmo. Este documento pode ser feito em quatro formatos diferentes, do mais simples ao mais sofisticado, da seguinte maneira:

- impresso redigido em software próprio para texto, como, por exemplo, o Word;

- slides em PowerPoint ou outro software próprio para apresentações;

- folheto elaborado em papel especial e com impressão gráfica;

- revista própria para divulgação do evento.

O formato escolhido dependerá do tipo de evento. Quanto mais alto for o valor esperado de arrecadação da verba, mais sofisticada deve ser a apresentação. Mas se o promotor utilizar verba própria para realizar o evento, e precisar apenas de apoios, não necessitará recorrer a uma proposta tão elaborada quanto no primeiro caso.

É fundamental que o documento seja sucinto, sem muitos dados, porém, completo o suficiente para não deixar nenhuma informação importante de fora contendo os seguintes itens:

- apresentação institucional da empresa promotora,

- conceito do evento,

- dados que justificam o evento,

- público-alvo e perfil dos convidados,

- formato do evento,

- cotas de patrocínio, benefícios e valores,

- outras informações que fazem toda a diferença.

APRESENTAÇÃO INSTITUCIONAL DA EMPRESA PROMOTORA

O próximo passo consiste em apresentar a empresa e sua história, que deve ser descrita em poucos parágrafos. Se a empresa é recente, seus fundadores podem recorrer aos próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio.

As empresas devem demonstrar aptidão e experiência para executar um evento. Para aquelas que já possuem histórico de organização e promoção de eventos, torna-se mais fácil convencer um patrocinador, já aqueles que não possuem experiência alguma, devem empregar maiores esforços para convencer possíveis patrocinadores de sua competência.

CONCEITO DO EVENTO

Após a apresentação da empresa e de sua história, deve-se deixar claro qual o principal conceito do evento, definido quando da estruturação do projeto. Para isso devem ser utilizados não mais do que quatro parágrafos, contendo:

- Tema central;

- Missão;

- Objetivo principal do evento;

- Público-alvo.

DADOS QUE JUSTIFICAM O EVENTO

Os dados utilizados no momento de geração de idéias podem ser utilizados para comprovar aos patrocinadores a relevância do evento diante de uma necessidade ou tendência do mercado.

Existem algumas formas de justificar o evento como, utilizar dados de instituições de pesquisa de mercado, artigos publicados em jornais e revistas que falem sobre tendências relacionadas ao tema do evento e a própria empresa promotora pode realizar uma pesquisa própria para comprovar a importância do evento.

PÚBLICO-ALVO E PERFIL DOS CONVIDADOS

Nesta fase deve ser feita uma demonstração do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.

- Nos eventos corporativos a lista de convidados deve conter:

Empresa: nome; segmento; porte e região-sede da matriz;

Profissionais: nome; área da empresa; cargo e nível funcional e dados cadastrais;

Outras informações pertinentes

Se esta lista não for não for definitiva o promotor pode apresentar uma lista provisória e se por algum motivo justificável a empresa não tiver uma lista de convidados, ela deve descrever de forma mais específica o perfil deles.

Nos casos de eventos dirigidos a pessoa física, deve-se apresentar, além do perfil do público e sua estimativa, a audiência prevista na mídia, pois assim terá o público total do evento.

FORMATO DO EVENTO

Neste momento o patrocinador passa a ter uma visualização do evento e dependendo do tipo de apresentação ele consegue visualizar as colocações de sua marca.

Deve constar na formatação do evento:

LOCAL: atende aos objetivos e estratégia propostos; tem a infra-estrutura necessária; condiz com o valor de investimento.

Dados referentes à localização: endereço; direcionamento e acessibilidade; características do local, fotos e imagens e justificativa da escolha.

DATA: deve estar contida na capa do documento para a verificação da agenda do patrocinador; definição de datas específicas para públicos diferenciados, no casa do evento de mais de um dia.

ATIVIDADES: Descrição das ações previstas no evento e de todos os momentos e possibilidades de interação entre patrocinadores e patrocinados.

PALESTRANTES: Destacar sobre estes, o tema a ser abordado, o seu histórico e motivo pelo qual foi escolhido.

PROGRAMA: Agenda com horários das atividades desde o início a te o fim do evento e informações do pré e pós-evento.

COTAS DE PATROCÍNIO, BENEFÍCIOS E VALORES.

Documento detalhado que deve apresentar o resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios. Devem constar os seguintes itens:

Benefícios oferecidos: Devem ser descritos de forma clara e rica em informações específicas, se forem essenciais aos objetivos dos patrocinadores. Ë preferível poucos e efetivos benefícios a muitos, porém pouco representativos.

Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento: O documento também deve conter qual o valor que o patrocinador investirá e os níveis e números de cotas. Depois de definidos e divulgados aos patrocinadores, não podem ser alterados, pois essa atitude demonstra falta de planejamento, compromisso e desleixo por parte do promotor.

Condições de pagamento: O pagamento do valor do patrocínio pode ser realizado de diferentes maneiras:

a) Parcelado, com reserva antecipada: para tal condição, o evento deve ter acontecido, com sucesso, pelo menos uma vez. Os benefícios são distribuídos de acordo com a ordem de fechamento do negócio. Geralmente faz-se uma pré-reserva durante o evento, a primeira parcela é paga, e as parcelas restantes divididas até o mês da realização do evento (no próximo ano).

b) Pagamento à vista, com desconto: não é uma forma muito usada, já que o pagamento integral, cuja quantia é sempre alta, deve ser feito antes da execução do evento. Pode-se oferecer um desconto ao patrocinador.

c) Duas parcelas iguais: sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento – o patrocinador escolhe o seu espaço e os benefícios numa pré-reserva, paga metade da quantia na assinatura do contrato e a outra metade após a realização do evento.

d) Parcelado, conforme negociação dos prazos: é a melhor proposta, pois concilia o fluxo de caixa do patrocinador com a flexibilidade do promotor de arrecadar a quantia das parcelas, que podem ser em datas e valores desiguais.

Construção de uma proposta única de valor: O projeto pode ser padrão para todos os patrocinadores ou único, de acordo com os objetivos de cada um deles. Essa segunda forma, de acordo com a autora, é chamada de “proposta única de valor”, e é considerada a melhor por ser desenvolvida especificamente para cada cliente. Para esta proposta devem ser desenvolvidos a capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.

a) Capacidade de ouvir: Esse relacionamento permite que o promotor ouça as necessidades especificas de cada cliente e adapte ou molde suas idéias a um formato exclusivo para cada um deles.

b) Flexibilidade: Muitos promotores de eventos são inflexíveis quanto ao formato do evento e acreditam que os patrocinadores que devem se adaptar, porem isso é a causa de hoje em dia haver tantos eventos sem patrocinadores devido os respectivos promotores não terem capacidade de lhes agregar valor real. É essencial que se permitam alterações no seu formato, desde que não comprometam o conceito geral e o resultado final para todo o grupo de investidores.

c) Criatividade: O promotor tem que ser criativo a ponto de criar uma proposta de valor único para que os patrocinadores se sintam prestigiados e exclusivos no evento, não prejudicando outros investidores com os mesmos objetivos de diferenciação.

d) Estrutura financeira: Os investimentos certamente são mais elevados em projetos customizados do que em projetos padronizados. Para cada oferta deve ser elaborada uma proposta diferente.

e) Planejamento comercial: O ciclo de vendas de um projeto customizado pode se tornar inviável caso o promotor do evento não planeje a venda com a antecedência necessária e com um processo bem estruturado.

OUTRAS INFORMAÇÕES QUE FAZEM TODA A DIFERENÇA

Outras informações ainda não discutidas, quando apresentadas pelo promotor do evento, podem fazer toda diferença na negociação com possíveis patrocinadores como, relações de participantes e de patrocinadores confirmados.

- Participantes Confirmados

Durante todo o processo de negociação o promotor pode manter os possíveis patrocinadores atualizados, por meio de e-mails, telefones, sobre novas confirmações do evento. Está se tornando habitual, patrocinadores exigirem a inclusão em contrato de cláusulas de garantia de presença de determinado público no evento. Se não cumprir o que foi firmado, ele se obriga a dar desconto sobre o valor total pago pelo patrocínio.

Algumas empresas organizadoras de eventos, afirmam que ao convidar pessoas a participarem do evento, fecham contrato com elas, garantindo sua presença. Porem isso não é garantido, pois a empresa não tem como punir seu convidado, nem interesse.

- Patrocinadores Confirmados

Pode ser benéfico divulgar os patrocinadores que já fecharam o acordo, desde que atendam a alguns cuidados:

a) Perfis semelhantes: Se caso uma empresa de grande porte confirmar sua presença como patrocinador será mais fácil a adesão de outras com o mesmo perfil, porem se o promotor passa a divulgar patrocínios com empresas de pouco renome, dificilmente chamara a atenção de uma de grande porte.

b) Empresas concorrentes: Antes de anunciar a participação de um concorrente como patrocinador do evento, o promotor deve analisar a possível reação das outras empresas. É preciso uma percepção aguçada e muito relacionamento com os possíveis patrocinadores para saber se devemos ou não buscar concorrentes.

c) Empresas parceiras: É sempre benéfico o anúncio do patrocínio, já que parceiros se respeitam e, portanto, respeitam-se em suas decisões. Além disso, a participação de empresas em determinado evento aumenta em muito as possibilidades de negócios e de exposição de cada uma.

Se a empresa ainda não tiver fechado nenhum patrocínio ela pode divulgar o nome dos pretendidos ou recorrer aos nomes dos patrocinadores de edições anteriores, as regras são as mesmas.

Capítulo 5

PREVISÃO DOS RESULTADOS DA ARRECADAÇÃO DE RECURSOS

De posse de informações como valor total do evento, objetivo do número de investidores, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.
Para isso, parte ser da construção de um funil de prospecção contendo as diferentes fases da venda de um projeto de evento e depois se efetua o cálculo de cada uma de suas etapas.
Há diferentes fases a serem percorridas pelo promotor na venda de um projeto, são elas: Suspects, Prospects, Leads, Leads qualificados, Oportunidades e Vendas.
O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.
A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar suspects. Quanto mais estreito o funil, mais eficaz o promotor, e conseqüentemente, menores a duração do processo e os custos nele envolvidos.
Para efetuar o cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção necessários para atingir os resultados, o promotor deve ter estabelecido os níveis de cotas e o valor médio de cada uma; estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

A CONSTRUÇÃO DE CENÁRIOS DE COTAS DE PATROCÍNIO E SIMULAÇÃO DE RESULTADOS

Trabalhando com as três variáveis que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento – níveis de cotas, valor e número de patrocinadores para cada nível -, é possível ao promotor do evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.
Ao construir cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, como:
- Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício.
- Verificar se há universo de patrocinadores -target suficiente para os cenários analisados.
- Tomar cuidado para não criar um “carnaval” de marcas.
- Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador.
- Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.