Capítulo 8

COMUNICAÇÃO E VENDA DO PROJETO

A venda do projeto para possíveis investidores é considerada a tarefa mais difícil do processo de elaboração do evento. Sendo assim, este processo é dividido em fases, são elas:

Agendamento da visita > Primeira reunião > Apresentação de projeto > Negociação > Conclusão da venda > Follow up

FASE I – AGENDAMENTO DA VISITA

Nas transações em eventos existe o caso chamado Business-to-Business (B2B) na qual os trâmites e as dificuldades encontradas diferem das vendas ao consumidor final.

Essas dificuldades consistem em fatores como:

- Ciclo de vendas longo:

- Exigências de vendas pessoais:

- Transposição de Barreiras;

No agendamento a primeira fase é considerada uma barreira que é vencer as secretarias, reais ou eletrônicas, pois elas precisam fazer uma triagem de assuntos a serem levados aos superiores. Assim, o vendedor precisa estar preparado para estes tipos de situações é preciso saber utilizar as palavras certas nos momentos certos.

Algumas regras básicas para se obter sucesso no contato telefônico;

- Preparar o discurso, antes de qualquer ligação;

- Não perder o foco da ligação;

- Ser direto e objetivo;

- Mostrar firmeza e auto-confiança:

- Ser sério, porém simpático;

Apresentação pessoal

No momento da apresentação o vendedor deve se valorizar e valorizar a empresa. A entonação de voz também é fundamental nesse momento, para que o vendedor consiga sucesso em sua ligação.

Transpor barreiras de entrada

Além das secretarias podem haver outros tipos de interlocutores para barrar alguns tipos de vendedores, assim o vendedor não precisa utilizar de formalidades, precisa mostra que faz parte do rol de amizades do contato-target e precisa estar preparado para contornar qualquer tipo de questionamento mostrando-se firme no seu propósito.

Conseguir o agendamento

Após transpor a barreira da secretaria, o vendedor tem que fazer o possível para chagar diretamente ao seu contato-target, assim o vendedor precisa utilizar nesse momento o seu network para viabilizar o caminho, considerando os níveis primários e secundários da sua rede.

FASE II – PRIMEIRA REUNIÃO

Nesta fase o vendedor precisa ser prático e objetivo e dizer somente o necessário para que não haja possibilidades negativas já no primeiro momento. Para chegar até esse momento o vendedor despertou a atenção do decisor de alguma forma e é nessa fase que acontece o momento de questionamentos.

Algumas regras propostas para o sucesso dessa fase:

- Empatia. Atitudes positivas e um bom sorriso são decisivos para conquistar a simpatia do prospect. Ale disso, é interessante citar os contatos em comum, envolver o contato na conversa, atentar aos sinais positivos e falar dos outros patrocinadores (se forem do mesmo padrão)

- Conhecimento. Expor o seu conhecimento de mercado e da própria empresa do prospect, para valorizar a conversa e a presença.

- Abordagem consultiva: Se colocar no lugar do comprador e ouvi-lo com muita atenção.

- Motivação: Que pode ser de segurança, inovação, dinheiro, empatia e status.

FASE III : A apresentação do projeto

O melhor momento para apresentar o projeto e a proposta comercial é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem. Esse momento pode ocorrer ainda durante a primeira reunião, dependendo do seu andamento, ou em reunião posterior, agendada ao final da primeira.

1- Tempo da apresentação: O tempo correto de duração da apresentação do projeto dependerá de fatores como: forma utilizada, número de pessoas presentes, nível hierárquico dessas pessoas e evolução da apresentação. Deve-se prever um tempo médio de 15 minutos para apresentar o projeto e outros 15 para responder a questões e dúvidas que possam surgir.

2- Infra-estrutura tecnológica: Quaisquer que sejam a ocasião e o local da apresentação, o vendedor deve estar munido de eqipamentos modernos de projeção.

Algumas consultas e solicitações pertinentes que o vendedor pode fazer à empresa-target incluem:

- equipamento de projeção;

- computador com os programas necessários, nas versões compatíveis;

- voltagem compatível com o equipamento a ser levado pelo vendedor.

3- Forma de apresentação: Pode ser uma apresentação em powerpoint ou em programa similar. Deve portanto abusar de imagens, tabelas e dados quantitativos que justifiquem o evento, além de evitar textos que não tenham valor estratégico para a empresa. Cada palavra ou frase deve ser muito bem pensada, e a melhor forma é a utilizar-se de texto corrido.

4- Cópias de apresentação: É sempre necessário que se deixe cópia da apresentação para a empresa. Dessa forma, a pessoa que participou da reunião terá condições de analisar, com mais tempo, o projeto, consultando inclusive outras pessoas da empresa ou fora dela. Pode-se caso seja interessante, além da apresentação, entregar a proposta comercial, permitindo à empresa ter acesso a todas as informações.

5- Customização real: Se a apresentação for personalizada , assim ela deve ser percebia pela empresa . Não adianta simplesmente colocar o nome da empresa no slide introdutório e o conteúdo a ser padronizado. A cada instante, a empresa deve perceber que a apresentação foi desenvolvida exclusivamente para ela. Caso o vendedor ainda sinta falta de alguma informação, para ter certeza de que está cumprindo com essa regra, vale a pena ligar para a empresa e tirar para a empresa e tirar suas dúvidas.

FASE IV - A negociação

Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, parte-se para a fase de negociação propriamente dita.

1- Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas, o vendedor está próximo do fracasso da venda, principalmente se receber uma negativa por e-mail ou por recado de alguém alheio à negociação. Na venda de um projeto de eventos, uma negativa do tipo firme e decidido raramente é reversível. Nesse caso, cabe ao promotor do evento apenas registrar os motivos do fracasso para futuras análises.

2- Questionamentos e negativas abertas: Quando o cliente efetua perguntas e levanta dúvidas ou objeções “ flexíveis”, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver. É quando a negociação definitivamente começa.

Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:

- Não brigar por posições.:Ao receber um “não”, deve-se questionar o porquê , em vez de contra- argumentar . Dessa forma, o decisor será obrigado a explicar melhor sua objeção, dando abertura para novos argumentos do vendedor.

- Não ficar preso a uma objeção: Durante a negociação, algumas objeções serão mais simples de resolver que outras. Concentrar-se nelas é uma atitude mais sensata do que ficar tentando resolver uma objeção complicada que pode consumir horas de discussão.

- Ouvir e dar crédito ao cliente: As opiniões e os medos do contato -target devem ser respeitados e confirmados antes que se parta para a contra-argumentação. Criticar ou ironizar uma observação pode ser catastrófico para o relacionamento e, consequentemente, para a negociação.

FASE V - Conclusão

Não confie e não conte com recursos que já não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato. Vendedores que sabem planejar com perfeição , são ótimos ouvintes, sabem argumentar objeções com destreza, mas na hora de fechar negócio, não conseguem tirar o “sim” da boca do cliente. Existem ainda aqueles que, desprovidos do senso de imediatismo, deixam a assinatura do contrato para outro momento.

Uma das habilidades, portanto, de um bom vendedor é ser imediatista e não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é a assinatura do contrato.

FASE VI - Follow-up

A última etapa do processo da venda de um evento – o follow-up – é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.

Durante o evento , ou logo após o seu término, é necessário que seja agendada uma reunião de follow-up com a utilização de um questionário formal de pesquisa ou de um roteiro de entrevista a ser aplicado a cada um dos patrocinadores . E caso seja pertinente e aplicável , o promotor pode aproveitar esse encontro para garantir a pré-assinatura de contrato referente à próxima edição do evento.